Consultoría en Gestión Documental & Transformación Digital
Consultoría en Gestión Documental & Transformación Digital: Su Puente al Orden Estratégico
Imagine estas situaciones que suceden cada día en empresas sin un sistema documental:
Un auditor fiscal solicita un soporte de gasto de hace 3 años. Su equipo pierde 2 días laborales buscándolo, con el riesgo de una sanción si no lo encuentra.
Un proceso de aprobación de contrato se atasca 5 días porque el documento físico está en la oficina de alguien que está de viaje.
Un incidente de seguridad: una filtración de agua daña cajas con facturas originales irrecuperables, comprometiendo su defensa tributaria.
Estos no son inconvenientes. Son riesgos operativos, financieros y legales cuantificables. Nuestro servicio convierte ese riesgo en control absoluto.
¿El Desorden Documental Le Está Costando Dinero y Oportunidades?
Imagine estas situaciones que suceden cada día en empresas sin un sistema documental:
Un auditor fiscal solicita un soporte de gasto de hace 3 años. Su equipo pierde 2 días laborales buscándolo, con el riesgo de una sanción si no lo encuentra.
Un proceso de aprobación de contrato se atasca 5 días porque el documento físico está en la oficina de alguien que está de viaje.
Un incidente de seguridad: una filtración de agua daña cajas con facturas originales irrecuperables, comprometiendo su defensa tributaria.
Estos no son inconvenientes. Son riesgos operativos, financieros y legales cuantificables. Nuestro servicio convierte ese riesgo en control absoluto.
Nuestra Metodología: Un Proceso de Ingeniería Documental
No somos un servicio de scaneo simple. Implementamos una solución completa en 3 Fases Estratégicas:
FASE 1: DIAGNÓSTICO Y ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN
Auditoría Documental Inicial: Mapeamos todos los flujos de documentos (físicos y digitales) en cada área.
Diseño de Tablas de Retención Documental (TRD) y Valoración (TVD): Definimos legalmente qué se guarda, dónde, por cuánto tiempo y cuál es su destino final (conservación o eliminación segura).
Propuesta de Estructura Digital: Diseñamos el esqueleto de carpetas digitales lógicas, intuitivas y accesibles en su servidor o en la nube segura.
FASE 2: TRANSFORMACIÓN FÍSICA-DIGITAL (DIGITALIZACIÓN INTELIGENTE)
Digitalización Masiva con Metadatos: Escaneamos su archivo histórico con equipos de alta velocidad. La clave está en el indexado: cada archivo PDF se nombra y clasifica automáticamente.
Clasificación y Organización Física: Mientras digitalizamos, organizamos el archivo físico residual que debe conservarse por ley, con cajas etiquetadas y un sistema de localización inmediata.
Destrucción Certificada: Gestionamos la eliminación segura y ecológica (con certificado) de los papeles que, ya digitalizados, no requieran conservación física.
FASE 3: IMPLEMENTACIÓN, CAPACITACIÓN Y GOBIERNO
Implementación del Repositorio Digital: Instalamos y configuramos la estructura en su nube o servidor, con perfiles de acceso y permisos por cargo.
Capacitación “Hazlo Fácil”: Entrenamos a su equipo en el nuevo protocolo: cómo cargar, nombrar, buscar y compartir documentos en el nuevo sistema.
Política de Gestión Documental: Le entregamos el manual de procedimientos para mantener el sistema a futuro.
Entregables Concretos: Lo que usted Recibe
Al finalizar, su empresa contará con:
- TRD/TVD Personalizada: Su norma interna, firmada y lista para cumplimiento legal.
- Archivo Físico Modelo: Su papel residual, ordenado en un cuarto o archivador con un sistema de localización (caja #, estante #).
- Manual de Usuario y Política Interna: Para la sostenibilidad del sistema.
- Certificado de Destrucción: Para los documentos eliminados.
Casos de Aplicación y Beneficio Directo
Para cumplir con la DIAN y la Ley de Archivos: Su documentación soporte estará siempre localizable, evitando sanciones por “incumplimiento en la exhibición de documentos”.
Para Preparar una Venta o Fusión Empresarial (Due Diligence): Podrá entregar al comprador toda la información histórica organizada en días, no en meses, aumentando su valor y credibilidad.
Para Implementar Teletrabajo Eficaz: Su equipo accederá a cualquier documento desde cualquier lugar, sin depender de papeles en la oficina.
Para Recuperar Espacio Físico y Reducir Costos: Liberará metros cuadrados valiosos ocupados por archivos muertos y reducirá gastos en papel, tóner y archivadores.
¿Listo para transformar su archivo de un problema en su ventaja estratégica?
Llamadas a la Acción:
“Solicite un Diagnóstico de Riesgo Documental Sin Costo” (Le hacemos un análisis de muestra de un proceso).
- nuestros proyectos de consultoría están amparados por una Póliza de Seguro de Responsabilidad Civil Profesional.
EYP Consultores: Construyendo Cimientos Digitales para Decisiones Sólidas.